Manual para reuniones no tan improductivas

Al 99% de la gente no le gustan las reuniones laborales, a mí tampoco, pero son como los impuestos y la muerte: inevitables.

Empresas como Asana están tratando de eliminarlas, al menos 1 día a la semana sin reuniones, suena genial, pero medio impracticable en algunos entornos corporativos. La iniciativa se llama: No meeting wednesday y lo que buscan con eso es ser más productivos.

Datos reales (y curiosos) sobre reuniones improductivas

Es un hecho que tener muchas reuniones no te deja hacer tu propio trabajo y por ende mucho menos pensar bien lo que tienes por hacer. Todavía hay gente que se siente productiva estando en múltiples reuniones todo el día y solo el 11% de todas las reuniones lo son.

Hay excepciones, pero el común de los mortales casi siempre pierde el tiempo con muchas reuniones ocupando su calendario.

Según un estudio de Atlassian vamos en promedio 62 reuniones por mes, la mitad de ese tiempo es perdido y eso genera 31h de improductividad, sin sacar cuentas cuanto sale eso. Si todavía no estas convencido de que las reuniones (en exceso) te hacen perder el tiempo te dejo unas estadísticas más por acá.

Entonces viendo todos estos datos es de lógica tener menos reuniones para ser más productivo ¿no?, pero tristemente esto no pasa en ningún lado.

Una reunión laboral debería ser para:

Compartir información
Tomar decisiones
Solucionar problemas
Capacitación

Pero cuantas veces entraste a una reunión que:

***Se arreglaba con un mail. ***
Fueron totalmente improductivas*:* No se comunicó bien el motivo. Muchos “espectadores” y poca gente útil. No se resolvió el problema y se programa otra.
Son un déjà vu*:* de “estatus” (proyectos, daily, etc.) o de hacer siempre la mismo. Todo el mundo sabe de qué tratan y todos saben de antemano lo que se va a decir porque son muy seguidas.
Son presentaciones para el olvido*:* nadie las recuerda a la media hora que termino. Mal hechas y siempre con malos presentadores que leen todo lo que están presentando sin lanzar un buen insight. Son visualmente terribles, puro texto. No se entiende el mensaje porque no dominan el tema y/o el idioma (este combo es mortal) y no le dejan nada positivo a nadie y son las típicas que nadie les pregunta nada al final.

Porque no perder el tiempo tan inútilmente

Pero a pesar de que existan este tipo de reuniones no tiene sentido entrar a ellas sin tener idea de que tratan, quedar molestos porque nos ocuparon el tiempo o entrar en modo zombi.

Si toca entrar a una de este estilo, lo mejor es “tratar” de hacerlo bien, solo por el simple hecho de evitar perder nuestro tiempo y sacar algo de provecho de esa situación. Nuestro tiempo vale.

Este supuesto “manual para reuniones no tan improductivas” fue inspirado por muchas reuniones inútiles que he asistido y no son más que una serie de hacks con algo de sentido común para sentirte más productivo.

Muchas de estas reuniones improductivas se dan más por el uso excesivo de este recurso para cualquier cosa y no hacerlo de la manera correcta.

Estoy seguro de que la gente que nos hace perder el tiempo con reuniones sin sentido no va a leer esto y van a seguir existiendo, pero quería sintetizar una especie de plan de acción para contrarrestarlos el cual que vengo aplicando desde hace un tiempo en algo más tangible y que quizás a alguien más le resulte útil.

Los 5 hacks:

Te aseguro que al aplicar al menos 2 de estas vas a parecer más preparado que el 80% de los que asistieron o al menos no el más tonto.

Esta serie de hacks sirven para la mayoría de las reuniones a excepción de las informativas, lógicamente a estas entramos en modo oyente y es difícil ser proactivo y productivo en ellas, la idea de la reunión es proveerte algún tipo de información útil que amerite que estés ahí. Aunque si hay sesión de Q&A podemos aprovechar de lanzar a alguna pregunta inteligente si le prestamos atención a lo que dijeron.

Si aplicas todo esto estoy seguro de que vas dejas de ser automáticamente del team “hola y chao”, esos que solo abren la boca para saludar y despedirse y no aportan nada productivo salvo su presencia física o virtual.

Este mini manual no está concebido para que seas la estrella de la reunión, solo busca que te sientas un poco más productivo y no pierdas el tiempo, el único recurso que no podemos recuperar.

Si aplicas todo lo expuesto y todavía no te sentís productivo el problema capaz es otro y es mejor que vayas pensando en buscar otro trabajo, estas en el sitio no indicado y estas literalmente tristemente perdiendo tu tiempo.

Antes de terminar... reuniones sin sueño :)

PS: Como bonus hack es bueno no ir con sueño a las reuniones por más inútiles que sean, si hay mucho sueño siempre es bueno aplicar el hack 5 aunque la reunión sea útil.

Hace unos días fue cómico ver como alguien se dormía en plena reunión y no, no se congelo la imagen y tampoco el tema era para dormirse.

El tipo dormía plácidamente y ya por terminar la reunión dije “Houston we have a problem” y todos se rieron (a bajo volumen) para no despertarlo.

Fue cómico, pero después me dio como vergüenza ajena la situación, capaz el tipo venia de muchos trasnochos o que se yo. Lo importante es que luego se despertó casi al cerrar y se despidió como si nada.

Ya saben, no se duerman en plena reunión por que pueden ser el chiste del día y si tienen mucho sueño es mejor meter una siesta que entrar y se queden dormidos.